Met enige regelmaat vragen klanten mij mee te kijken bij uitgebrachte offertes. Omdat men graag een second opinion wil of een ‘frisse blik van buiten’. Eerlijk gezegd twijfel ik dan vaak eerst een beetje. Want voordat ik die vraag krijg is er meestal iets anders gebeurd: een vrijwilligersteam heeft al zaken uitgezocht en doet een voorstel aan het bestuur of management. Of een bestuurder of verantwoordelijk inkoper is begonnen met uitvragen bij een bepaalde leverancier en merkt dat de gebruikersgroep nogal verschillend reageert op de leverancier en zijn aanbieding. Of de uitvraag blijkt veel duurder dan verwacht; er is een gevoel dat er veel spullen binnengedragen worden, waarvan het de vraag is of dat ‘wel echt allemaal nodig is’.
Daarom ga ik in zo’n situatie als eerste terug naar ‘de vraag achter de vraag’. Waarom bent u aan dit traject begonnen? Welk problemen wilt u oplossen? Welk effect wilt u ermee bereiken? Want pas als deze ‘waarom’-vraag voor u en mij helder is, heeft een advies in de vorm van een second opinion nut. Ik streef dus als eerste naar antwoord op die vraag.
Het interessante is dat deze ‘waarom’ vaak anders is vanuit verschillende perspectieven of groepen binnen uw organisatie. Bestuurders, exploitatieverantwoordelijken, medewerkers of vrijwilligers die de zaken gaan gebruiken, ieder heeft vaak zijn eigen beleving bij het ‘waarom’ en de waarde van nieuwe faciliteiten. En daarmee ook welke waarde het zou moeten opleveren en wat dat mag kosten. Vaak is dat uitgedrukt in termen van functionaliteit, technologie, geld voor aanschaf en onderhoud, onderhoudbaarheid, gebruikers-vriendelijkheid enz.. Dat beoordelen blijkt vaak lastig, niet alleen vanwege de (vaak technische) inhoud, maar ook vanwege die verschillende belangen en perspectieven.
Vaak helpt het al om die verschillende perspectieven als eerste maar eens expliciet naast elkaar te zetten en daarover in gesprek te zijn met elkaar. Vanuit de gedachte: ‘begrijp voor je begrepen wil worden’. Om daarna de stap te zetten naar de essentie van wat nodig is, nu en straks. Als je dat scherp hebt, kan je vervolgens kijken naar wat ‘nu’ moet en wat ‘straks’ kan. Want een oplossing koop je vandaag, maar ga je (vaak) jaren gebruiken. En wat ‘essentieel’, ‘zeker nodig’ en ‘wenselijk’ is. Want dan krijg je samen het gedeelde beeld waarmee je vervolgens de offertes kunt beoordelen.
Als je met dat gedeelde beeld goed ontwerpt, kiest en beoordeelt, hoef je misschien niet alles nu aan te schaffen wat je straks nodig hebt. Als je goed ontwerpt, kiest en beoordeelt investeer je in wat nu nodig en wenselijk is, zodat het straks herbruikbaar en uitbreidbaar is. Vanuit een ‘gedeeld waarom’ ga je (misschien meerjarig) stap voor stap bouwen. Tegelijk vraagt dat wel commitment aan dat (meerjarig) stappenplan. Zowel van uw organisatie als de leverancier met wie u zaken gaat doen. Zo wordt de waarde van een leveranciersofferte meer dan het bedrag alleen.
In mijn adviezen en ontwerpen maak ik vaak gebruik van ‘vraagstukken’, ‘gebruikers-‘ en ‘beslisverhalen’. Die verwoorden in praktische, herkenbare zinnen de eisen en wensen vanuit ieder perspectief. En met deze verhalen kan je beoordelen wat bijvoorbeeld ‘nu essentieel’, ‘straks zeker nodig’ en ‘nu en straks wenselijk’ is. Als je dat gebruikt bij het bijsturen en beoordelen van ontwerpen of offertes ontstaat een oplosrichting waarmee je nu en straks ‘meer kan groeien’.
Wilt u meer weten over deze aanpak? Neem dan contact met mij op.