Het kerkelijk centrum de Regenboog in Harderwijk is een multi-functioneel gebouw. Het wordt gebruikt door twee kerkelijke gemeenten. Niet alleen voor diensten maar ook voor veel gemeentelijke activiteiten. De protestantse stichting kerk Drielanden (PSKD) beheert namens deze gemeenten het gebouw en verhuurt ook de diverse zalen voor gasten en evenementen. Het gebouw is in 2010 gebouwd en ingericht. Het gebruik van de audiovisuele installatie wordt door dit multifunctionele gebruik in loop der jaren steeds veelzijdiger. De originele analoge geluidsinstallatie voorzag niet meer in die veranderende behoefte. De grenzen van de installatie waren bereikt en de storingsgevoeligheid nam toe.
Namens de stichting heeft Jan Mol (solution architect van AVITal solution design) een inventarisatie gedaan van de wensen en ontwikkelingen en een advies gegeven over de verbetering van geluidsinstallatie. Dit advies bestond uit het maximaal hergebruiken van installatiecomponenten en slimme vervanging binnen een geraamd budget. Vanuit dat advies is via een zeer gericht ontwerp, selectie- en implementatietraject invulling gegeven aan nagenoeg alle wensen en ontwikkelingen. Het eindresultaat is een up-to-date geluidsinstallatie met moderne digitale voorzieningen. Beheerders kunnen gebruik maken van een eenvoudige iPad app voor bediening van diverse evenementen. Maar ook geluidstechnici kunnen via het digitale mengpaneel en iPad de zaal-, video en monitormix regelen. Gastgebruikers kunnen met hun installatie eenvoudig ‘inprikken’ op de vaste installatie om zo gebruik te kunnen maken van het zaalsysteem.
Jan Mol: “Dit traject begint met het goede gesprek met het stichtingsbestuur over de opdracht. Welke resultaten wil de stichting bereiken? Welke rol wordt gevraagd van mij als adviseur? En hoe is mijn rol van leveranciers en vrijwilligers in het traject? Van welke budgettering kunnen we vanuit gaan? Welke verantwoording en verantwoordelijkheid spreken we af? Op deze manier zijn wederzijdse verwachtingen helder en kan ik namens de stichting het opdrachtgeverschap goed invullen.”
De opdracht
De stichting wenst de geluidsinstallatie toekomstvast en robuust te maken. De installatie doet dienst voor zowel beheerders, geluidstechnici als gastgebruikers. De medewerkers en de vrijwilligers dienen hiervoor goed opgeleid te zijn. De stichting wenst expertbegeleiding bij de realisatie daarvan. Iemand die handelt vanuit het perspectief van de stichting met een deskundige en kritische grondhouding. Met als achterliggend doel om de middelen die beschikbaar zijn zo effectief mogelijk in te zetten. Jan Mol: “Het mooie aan deze opdracht is dat je het complete plaatje kan realiseren, van inventarisatie via leveranciersselectie en realisatie naar ingebruikname”.
De aanpak
Voor dit traject zijn een aantal fasen doorlopen. Iedere fase wordt afgesloten met een helder afstemmingsmoment met de opdrachtgever in het stichtingsbestuur. De kritieke go/no go momenten en eventuele escalatie zijn ook afgesproken, zodat de stichtingsbestuur op het juiste moment zijn rol kan pakken.
Er is een kernteam van vrijwilligers en de technisch verantwoordelijke van het stichtingsbestuur gevormd. Dat team leest en werkt mee gedurende het traject. Bijvoorbeeld tijdens het formuleren van de eisen en wensen tijdens het ontwerp, de realisatie en bij formele voorstellen aan het stichtingsbestuur.
Rond dit kernteam is een grotere gebruikersgroep van vrijwilligers betrokken: beheerders, kosters, geluidstechnici, het beeldteam en de kerkbesturen. Mensen die in het gebouw ieder hun rol vervullen en iets vinden van het geluid. Gedurende het traject zijn voor hen relevante wensen en vragen doorgenomen. Talent en expertise vanuit deze groepen is ook ingezet tijdens de realisatie van de geluidsinstallatie, waardoor veel door zelfwerkzaamheid is gerealiseerd.
De leveranciersselectie is gedaan op basis van een speciale offertevraag. In deze vraag is een globaal ontwerp opgenomen, waarmee eisen en wensen ingevuld zouden kunnen worden. Leveranciers kunnen op basis van dat globaal ontwerp hun eigen invulling en kleuring geven in hun offerte, zolang het maar onderbouwd is met een verhaal waarom men deze keuze maakt. Op deze manier is beoordeling op prijs en kwaliteit mogelijk. Hierdoor kan het kernteam ook echt ‘appels met appels’ vergelijken.
Het resultaat
Het offertetraject resulteert in een leverancier met een aanbieding die naadloos aansluit bij de wens van de stichting tegen acceptabele kosten. Er is een goede match met de technisch verantwoordelijken van de stichting en de leverancier. De oplossing is up-to-date en er is goed gebruik gemaakt van de bestaande installatie. Het hart van de installatie is volledig digitaal en zeer flexibel. Beheerders en geluidstechnici werken met veel enthousiasme en plezier met de nieuwe installatie.
De luidsprekers en versterkers zijn hergebruikt. Wel zijn de luidsprekers opnieuw uitgehangen en ingeregeld. Het luidsprekerssysteem is goed aanpast aan de eigenschappen van de zaal. Dit is een belangrijke stap voor de beste spraakverstaanbaarheid en live-muziekweergave.
Dit is aangevuld met een hoogwaardige digitale matrix-processor en digitaal mengpaneel van Allen & Heath. Er is een computernetwerk aangelegd ter vervanging van de traditionele analoge bekabeling. Dit is voor het versturen van audio vanaf het podium, beamer- en videoinstallatie, maar ook voor de bediening van dit alles. Dit apart beveiligde netwerk is gemaakt voor ‘realtime streamen’ van audio en evt. video en is gemakkelijk uitbreidbaar, zowel binnen de zaal als in het hele gebouw. Merkonafhankelijke uitbreiding is prima mogelijk met deze technologie. Zo ondersteunt de gekozen technologie de multi-functionele inzet van dit gebouw.
De installatie is zo voorbereid op uitbreidingen om bijvoorbeeld andere ruimten of zones te betrekken bij de zaalpresentatie. Of om een aparte ruimte in te richten voor de live-stream productie of videoconferencing te ondersteunen. Deze flexibiliteit maakt zo dus nieuwe verhuurconcepten of gebruiksconcepten mogelijk die de stichting weer kan inzetten in hun voordeel.
Het gebruik
Vanaf het begin zijn er twee grote speerpunten geweest voor deze installatie:
1. Eenvoudige bediening voor een beheerder vanaf een tablet of touchscreen.
2. Prima flexibel te gebruiken voor de geluidstechnicus nu nog analoog mixen gewend is.
In de installatie zijn beide speerpunten tot in detail verwerkt.
De iPad bediening is volledig op maat voor de beheerders gemaakt met relatief eenvoudige standaard tools. De schermen zijn uitgevoerd in de huisstijl van KC de Regenboog. Op verzoek van de beheerders is via een preset te selecteren welk deel van de zaal gebruikt wordt. Daarna kan in een ander scherm iedere microfoon aan en uitgezet worden en het volume daarvan geregeld.
Het digitale mengpaneel maakt gebruik van dezelfde microfoonpresets van de beheerdersbediening, maar kunnen door een geluidstechnicus op het paneel verder aangepast worden, indien nodig. Alle aansluitingen op het podium gelabeld en eenduidig beschikbaar op het mengpaneel, zodat geluidstechnici snel kunnen aansluiten, inregelen en soundchecken. Standaardinstellingen zijn beveiligd maar de technici zelf kunnen hun eigen presets ook zonder problemen opslaan en hergebruiken.
Geluidteams kunnen door deze inrichting heel snel wisselen als een podiumwissel plaatsvindt, en dat was een grote wens. De teams hebben zelf meegeholpen bij het bouwen aan het nieuwe systeem. De leverancier heeft een aantal goede opleidingen verzorgt om de overstap van analoog naar digitale mixer te maken. Daarnaast zijn onder begeleiding van AVITal solutions een aantal expertgebruikers opgeleid die het beheer over de instellingen krijgen. Updates en wijzigingen worden via een apart vlog-kanaal zo snel mogelijk gedeeld onder de vrijwilligers. Op deze manier staan de vrijwilligerteams zelf aan het roer om verder te groeien met ‘hun’ installatie.
Jan Mol over dit project: “Voor mij is een project geslaagd als de leverancier, oplossing en klant een goede match blijken te zijn. Dat is in dit geval gelukt, zoals ook deze referentie beschrijft. Mijn toegevoegde waarde het vinden van die match. En in het zorgen voor balans, want het gaat niet alleen de technische oplossing, maar ook de organisatie eromheen die met die techniek aan de slag moet.”
Lees ook de klantervaring van de technisch verantwoordelijke van de PSKD, Petro van der Kuil.